HotelCloud

Switch to desktop

Руководство пользователя по работе в Системе HotelCloud

Содержание

Авторизация

Мастер настройки отеля

Справочники

Информационная панель

Бронирование помещения

Заказ дополнительной услуги

Учет поступлений и платежей

Авторизация

Система PMS HotelCloud доступа по адресу http://my.hotelcloud.ru.
Для входа в Систему введите в форме авторизации логин и пароль пользователя.
Необходимо также ввести символы проверочного кода, изображённые на рисунке, после чего нажать кнопку "Войти".  После авторизации пользователь попадает на страницу  Системы - "Информационную панель".
Если пользователь забыл пароль или логин для входа в систему, необходимо нажать на ссылку "Забыли пароль?", ввести адрес электронной почты, на которую первоначально регистрировалась ваша учетная запись, проверочный код (символы, изображённые на предлагаемом рисунке) и затем нажать кнопку "Изменить пароль". Система автоматически  направит  письмо на указанный адрес, с логином и обновленным паролем.
В случае, если пользователь не в состоянии различить символы (буквы и цифры) проверочного кода или сомневается в точности их определения, он может обновить изображение щелкнув по нему левой кнопкой мыши. Обновляйте изображение до тех пор, пока символы, изображенные на картинке не станут доступны для восприятия.

Мастер настройки отеля

В случае, если основные справочники Системы не заполнены, пользователь при первичном входе в Систему попадает на начальную страницу Мастера настройки отеля. Данный мастер позволит по шагам заполнить все необходимые для работы справочники системы:

- справочник "Отель";

- справочник "Типы помещения";

- справочник "Здания";

- справочник "Помещения";

- справочник "Периоды";

- справочник "Налоги и сборы";

- справочник "Тарифы";

- справочник "Дополнительные услуги".

После заполнения необходимых для работы справочников возможно начало работы в Системе по созданию броней  и заказов. Все дополнительные справочники Системы заполняются по мере необходимости.

Справочники Системы

Для использования полной функциональности Системы необходимо заполнить все справочники.

Справочник "Отель" предназначен для занесения данных о предприятии, а также для определения некоторых настроек профиля предприятия при работе в Системе.

Справочник "Здания" предназначен для занесения данных о строениях, в которых располагаются помещения для приема гостей (например, Главный корпус, дальний павильон, домик №1 и т.д);

Справочник "Типы помещений" предназначен для занесения данных о типах помещений для приема гостей (например, одноместный, двухместный, люкс, полу-люкс и т.д.);

Справочник "Помещения" предназначен для занесения данных о помещениях для приема гостей (номера помещений, в т.ч. и буквенные);

Справочник "Периоды" предназначен для занесения данных о периодах (сезонах) времени, в течение которых тарифы на проживание для гостей остаются неизменными (например, Новогодние праздники, Весна, Лето, Основной период). Изменение цен на услуги предприятия происходят только при смене периода (сезона). В течение одного времени может существовать несколько периодов, но имеющих разный приоритет (например в периоде "Весна-2011" может существовать пересекающийся по времени, но меньший по продолжительности период "Майские праздники", приоритет последнего должен быть выше, так как к заказам на период праздников должны быть применены именно тарифы периода "Майские праздники");

Справочник "Тарифы" предназначен для занесения данных о расценках предприятия на проживание в отеле (гостинице, пансионате, хостеле и т.п.);

Справочник "Скидки" предназначен для занесения данных о скидках предприятия на проживание в отеле (гостинице, пансионате, хостеле и т.п.);

Справочник "Депозиты" предназначен для занесения данных о правилах внесения депозитов и предоплат за услуги предприятия;

Справочник "Спецпредложения" предназначен для занесения данных о специальных предложениях на услуги или пакетах услуг предприятия;

Справочник "Комиссии" предназначен для занесения данных о ставках и размерах комиссионных вознаграждений, в случае работы с агентами по продаже услуг предприятия;

Справочник "Налоги и сборы" предназначен для занесения данных о ставках и размерах налоговых и иных сборов с доходов от реализации услуг предприятия;

Справочник "Дополнительный услуг" предназначен для занесения данных о дополнительных услугах предприятия (например, завтраки, spa-салон, сейф и т.п.);

Справочник "Правила отмены бронирования" предназначен для занесения данных о правилах отмены бронирования номеров (сроки  и размеры штрафных санкций при аннулировании брони);

Справочник "Валюты" предназначен для занесения данных о видах валют, используемых на предприятии;

Справочник "Курсы валют" предназначен для занесения данных о курсах валют, используемых на предприятии.

Информационная панель

Информационная панель является центральной страницей административной части Системы, на которой осуществляется бронирование номеров . Информационная таблица представляет собой сетку, на которой по горизонтали отображаются даты, а по вертикали - помещения предприятия в группировке по зданиям и типам помещений. Фон ячейки таблицы отображает статус помещения на определенную дату:

  • желтый - ремонт ( в помещении запланирован, идет в настоящее время или был произведен ремонт), бронирование номера на время ремонта не доступно;
  • зеленый - предварительная бронь (помещение предварительно забронировано клиентом, но не получено подтверждение, например, по причине не внесения предоплаты, овербукинга и т.п. Все вновь создаваемые заказы на бронирование первоначально имеют статус предварительной брони до подтверждения администратором или консьержем (до момента подтверждения брони на нее не действуют установленные правила отмены бронирования);
  • голубой - подтвержденная бронь (предварительная бронь по данному помещению была подтверждена отелем (с момента подтверждения брони на нее начинают действовать установленные правила отмены бронирования);
  • заселен - в настоящее время в данном помещении проживают гости;
  • розовый - не трогать, специальный статус, позволяющий запретить бронирование помещения на тот или иной период по различным причинам;
  • красный - закрыт, услуги по размещению гостей  в данном помещении выполнены, гости выселены;
  • диагональная стека в качестве фона ячейки означает хостельное бронирование помещения (бронирование спального места в помещении).

Если в строке таблицы рядом с номером помещения проставлен знак "+", это означает, что по данному помещению возможно хостельное бронирование (бронирование спального места в помещении). При нажатии левой кнопкой мыши на знак "+" строки таблицы раскрываются на кол-во строк, соответствующее кол-ву доступных спальных мест в данном помещении.

Пользователь попадает на информационную панель при входе в Систему после авторизации. Быстрый переход к информационной таблице осуществляется при нажатии левой кнопки мыши по логотипу с левом верхнем меню окна, либо при выборе пункта "Информационная панель" меню "Быстрая навигация" в правом верхнем углу.

Бронирование помещения

Создать новое бронирование можно двумя способами:

  1. выделением  необходимой области ячеек левой кнопкой мыши в Информационной таблице;
  2. создание новой записи в Реестре бронирования (пункт верхнего меню Заказы и бронирование/Бронирование).

Первый способ является более предпочтительным и удобным, поскольку позволяет визуально определить свободные помещения и даты для бронирования.

Внимание: первая (самая левая) ячейка выделенной области означает дату заезда в данное помещение, а последняя (самая правая) ячейка - дату предшествующую дате выезда. Кол-во выделенных ячеек совпадает с количеством ночей проживания. Например, две ячейки с 1 по 2 число месяца будут означать, что помещение забронировано с 1 по 3 число месяца (1-го числа заезд, 3-го числа выезд, кол-во ночей проживания - 2). Это сделано для того, чтобы иметь возможность бронировать и отображать в таблице два заказа, один из которых заканчивается в день, когда начинается другой. Это правильно действует в том случае, если выезд из помещения планируется до расчетного времени выселения.

В случае создания брони в Информационной таблице после выделения необходимой области ячеек появится форма создания брони, с заполненными атрибутами Заезд с, Заезд по, Тип помещения, Помещение, Хостельное размещение (если были выделены ячейки помещения под знаком "+", предполагающего хостельное размещение), Групповая бронь (если были выделены ячейки по нескольким помещениям). Для добавления брони необходимо заполнить недостающие поля с информацией о тарифе, клиенте, гостях, скидках и т.д.

В случае добавления новой брони в Реестре бронирования все поля формы создания брони остаются пустыми.

Элементы формы создания брони:

  •  поле Хостельное размещение (необязательное поле): галочка проставляется в случае бронирования спального места или нескольких мест в одном помещении. При выставлении галочки будут доступны для выбора только те помещения и только те тарифы, которые предполагают возможность хостельного размещения;
  •  поле Статус помещения по брони (обязательное поле): выбор из списка статусов. Если создается бронь для последующего заселения выбирается статус "Предворительная бронь". Если необходимо зарезервировать время для проведения ремонтных работ в помещения, выбирается статус "Ремонт". В случае необходимости запретить бронирование помещения на указанный период, выбирается статус "Не трогать". В случае необходимости внести информацию о ранее оказанной услуге по размещению гостей, но не внесенной до этого в Систему по како-либо причине, выбирается статус "Закрыт";
  •  поле Клиент (обязательное поле): выбор из реестра клиентов, занесенных в Систему. При вводе первых букв в поле происходит фильтрация всех клиентов по фамилии, имени и названию компании. Если на момент сохранения брони поле остается не заполненным, то в Системе будет создан новый клиент, по имени фамили гостя, указанного в брони, и вставлен в соответствующее поле брони;
  •  поле Источник (необязательное поле): выбирается источник бронирования из списка. Брони, созданные клиентами через веб-сайт, будут иметь источник "Сайт", а брони, созданные агентами предприятия через веб-сайт - источник "Агент";
  •  поле Комментарий (необязательное поле): вводиться текстовое примечание к текущему бронированию;
  •  поле Заезд с (обязательное поле): проставляется дата заселения гостя в помещение (по умолчанию предполагается, что время заселения равно расчетному);
  •  поле Заезд по (обязательное поле ):  проставляется дата выселения гостя из помещения (по умолчанию предполагается, что время выселения равно расчетному);
  •  поле Групповая бронь (необязательное поле): галочка проставляется в случае, если по одному бронированию (одним клиентом и на одно и тоже время) резервируется несколько помещений. При проставленной галочке все поля, описанные ниже, заполняются отдельно для каждого номера по брони;
  •  кнопка Добавить номер: при нажатии добавляется закладка с полями бронирования для еще одного помещения (кнопка доступна только в бронях с пометкой Групповое бронирование);
  •  поле Количество взрослых (обязательное поле): выбирается количество взрослых, которое разместиться в одном номере;
  •  поле Количество детей (обязательное поле)выбирается количество детей, которое разместиться в одном номере (возраст детей, размещаемых бесплатно, указывается в справочнике Отель);
  •  поле Тип помещения (обязательное поле): выбирается доступный вид помещения из списка. Доступность Типа помещения определяется наличием свободных помещений данного типа на указанный период;
  •  поле Помещение (обязательное поле): выбирается доступное помещение выбранного типа на указанный период;
  •  поле Тариф (обязательное поле)выбирается из списка доступный тариф, действующий на указанный период и на выбранный тип помещения. Поле Тариф не нужно выбирать, если предполагается бронирование по Спецпредложению;
  •  поле Спецпредложение (обязательное поле)выбирается из списка доступное  спецпредложение, действующее на указанный период и на выбранный тип помещения. Поле Спецпредложение не нужно выбирать, если предполагается бронирование по Тарифу;
  •  поле Стоимость номера (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость проживания в выбранном помещении на указанный период;
  •  поле Услуги (необязательное поле): галочками выбираются услуги из перечня доступных, которые будут проданы клиенты в момент бронирования, в поле Кол-во указывается количество предоставляемых услуг, а в поле Кол-во автоматически рассчитывается стоимость заказанных услуг данного типа;
  •  поле Стоимость доп. услуг (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается итоговая стоимость всех  выбранных услуг к брони;
  •  поле Депозит (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость депозита по бронированию, в зависимости от выбранного Тарифа;
  •  поле Скидка (необязательное поле)выбирается скидка из списка доступных. Доступность скидки зависит от выбранного в брони Клиента (персональные скидки) или указанного периода бронирования;
  •  поле Сумма скидки (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма скидки по брони (может включать сумму скидки от стоимости номера, так и от стоимости дополнительных услуг, зависит от типа скидки и вида выбранных услуг);
  •  поле Итоговая стоимость брони (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма стоимости номера и стоимости дополнительных услуг за вычетом скидки;
  •  поле Оплачено (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма Поступлений по данной брони;
  •  поле К оплате (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма, которую клиент должен оплатить/доплатить/проавансировать за бронирование;
  •  кнопка Пересчитать стоимость номера и услуг: при нажатии автоматически пересчитываются все нередактируемые поля. Кнопку пересчета необходимо использовать при редактировании брони в части неоднократного перевыбора тарифа, типа помещения, скидки (это позволит избежать ошибки в расчете итоговой стоимости брони);
  •  кнопка Добавить гостя: при нажатии кнопки добавляется закладка с полями на еще одного гостя (применяется в случае заселения более одного человека в номер). Обратите внимание, в случае Группового бронирования для каждого зарезервированного номера создается своя группа гостей;

Внимание!!! Информация о гостях (ФИО, номер документа, адрес, пол и т.д.) заносится в Систему в случае необходимости (обязательных полей для заполнения нет). Помните, что информация о гостях является персональными данными и должна обрабатываться и защищаться в соответствии с законодательством государства, на чьей территории располагается предприятие. Не вносите персональную информацию о гостях в случае отсутствия необходимости ее дальнейшей обработки и анализа (например, пол гостя необходимо указывать только при хостельном заселении номера).

  •  кнопка Добавить : при нажатии кнопки в Системе сохраняются внесенные данные о бронировании;
  •  кнопка Отмена: при нажатии кнопки закрывается окно формы создания брони без сохранения.
  • Заказ дополнительной услуги

Дополнительной услугой в Системе считается платная услуга предприятия гостиничного типа, не подразумевающая размещения гостей в номерах (основная услуга) и являющаяся сопутствующей услугой к основной. При этом дополнительная услуга может предоставляться клиенту и без предоставления основной услуги по размещению в номере. Примеры дополнительных услуг: завтраки, обеды, ужины, услуги SPA-салона, дополнительная уборка номера, сейф и т.п.

Создать Заказ на дополнительные услуги в Системе можно тремя способами:

  • • включение дополнительных услуг в бронь. Этот способ рассматривался в предыдущей главе по созданию брони;

  •  • создание Заказа через Реестр заказов (пункт верхнего меню Бронирование и заказы/Заказы);

  • • создание Заказа в карточке просмотра брони (на закладке Заказы).

При использовании последних двух способов в Системе создается отдельная форма Заказа, которую необходимо заполнить и сохранить.

Элементы формы создания заказа:

alt

 поле Выберите бронь (необязательное поле): выбор из списка броней. Необходимо выбрать связанную с заказом бронь;

 поле Выберите клиента (обязательное поле): выбор из списка клиентов предприятия;

 поле Услуги (необязательное поле): галочками выбираются услуги из перечня доступных, которые будут проданы клиенты в момент бронирования, в поле Кол-во указывается количество предоставляемых услуг, а в поле Кол-во автоматически рассчитывается стоимость заказанных услуг данного типа;

поле Стоимость (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость выбранных услуг без учета налогов и сборов;

поле Налоги (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма налогов по выбранным услугам;

поле Итого (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость выбранных услуг с учетом налогов и сборов;

 кнопка Пересчитать стоимость : при нажатии автоматически пересчитываются все нередактируемые поля;

 кнопка Добавить : при нажатии кнопки в Системе сохраняются внесенные данные о заказе;

 кнопка Отмена: при нажатии кнопки закрывается окно формы создания заказа без сохранения.

 

Учет поступлений и платежей

Поступлениями в Системе называется приход денежных средства от клиентов в кассу или на расчетный счет предприятия за оказанные услуги (проживание и дополнительные услуги).

Платежами в Системе называется расходования денежных средств из кассы или расчетного счета предприятия, связанные с оплатой комиссионных вознаграждений агентам, а также с возвратами излишне оплаченных средств клиентами за оказанные услуги.

Создать новую запись с данными о поступлении денежных средств можно двумя способами:

  • • добавление новой записи на закладке Поступления в форме просмотра бронирования;
  • • добавление новой записи из пункта Поступления раздела Платежи и поступления верхнего меню.

Заполнение полей формы создания поступления:

alt

  •  поле Дата поступления (обязательное поле): проставляется дата поступления денежных средств, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
  •  поле Ответственный (обязательное поле): автоматически проставляется текущий пользователь;
  •  поле Вид поступления (обязательное поле): выбор из справочника видов поступлений (наличные и безналичные платежи, чек, банковская карта);
  •  поле Номер документа (не обязательное поле): проставляется номер платежного документа;
  •  поле Дата документа (не обязательное поле): проставляется дата платежного документа, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
  •  поле Сумма (обязательное поле): вносится сумма поступивших денежных средств;
  •  поле Назначение (не обязательное поле): вносится комментарий по текущему поступлению (за что поступили денежные средства);
  •  поле Бронь (не обязательное поле): выбирается номер брони, по которой произведена оплата (автоматически проставляется номер при создании записи из закладки Поступления карточки просмотра бронировнаия);
  •  поле Заказ (не обязательное поле): выбирается номер заказа, по которому произведена оплата;
  • • кнопка  Добавить: при нажатии в Системе сохраняется запись о поступлении;
  • • кнопка  Закрыть: при нажатии в Системе форма создания поступления закрывается без сохранения данных в Системе.

 

Создать новую запись с данными о расходовании денежных средств (платеже)  можно двумя способами:

  • • добавление новой записи на закладке Платежи в форме просмотра бронирования;
  • • добавление новой записи из пункта Платежи раздела Платежи и поступления верхнего меню.

Заполнение полей формы создания платежа:

alt

  •  поле Дата платежа (обязательное поле): проставляется дата расходования денежных средств, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
  •  поле Ответственный (обязательное поле): автоматически проставляется текущий пользователь;
  •  поле Вид платежа (обязательное поле): выбор из справочника видов платежей (наличные и безналичные платежи, чек, банковская карта);
  •  поле Номер документа (не обязательное поле): проставляется номер платежного документа;
  •  поле Дата документа (не обязательное поле): проставляется дата платежного документа, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
  •  поле Сумма (обязательное поле): вносится сумма израсходованных денежных средств;
  •  поле Назначение (не обязательное поле): вносится комментарий по текущему платежу (на что расходуются денежные средства);
  •  поле Бронь (не обязательное поле): выбирается номер брони, по которой произведена платеж (автоматически проставляется номер при создании записи из закладки Платежи карточки просмотра бронирования);
  •  поле Заказ (не обязательное поле): выбирается номер заказа, по которому произведена платеж;
  •  поле Агент (не обязательное поле): выбирается из справочника агент, которому производиться перечисление причитающейся комиссионных отчислений;
  • • кнопка  Добавить: при нажатии в Системе сохраняется запись о платеже;
  • • кнопка  Закрыть: при нажатии в Системе форма создания платежа закрывается без сохранения данных в Системе.
  •  

© HotelCloud 2011-2017.

Top Desktop version